Hàng tồn kho chính là các sản phẩm được lưu trữ giữ lại, dự trữ của doanh nghiệp và cả các sản phẩm lỗi đổi trả, sản phẩm chưa hoàn thiện. Hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa quá trình sản xuất và bán sản phẩm, nó cũng chính là tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn của doanh nghiệp.
Do đó kiểm kê hàng tồn kho giữ vai trò rất quan trọng trong chuỗi cung ứng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Vậy bạn đã nắm rõ quy trình kiểm kê hàng tồn kho chưa? Đâu là phương pháp tối ưu nhất? Tất cả sẽ được Kệ Sắt Thống Nhất giải đáp chi tiết sau đây.
Tầm quan trọng khi kiểm kê hàng tồn kho
Cùng Kệ Sắt Thống Nhất tìm hiểu tầm quan trọng của việc kiểm tra hàng tồn kho sau đây nhé!
- Giúp cho doanh nghiệp kịp thời phát hiện các sản phẩm cận date, hàng hóa có vấn đề hay số lượng hàng tồn vượt định mức,... từ đó đưa ra các phương án xử lý phù hợp và thay đổi chiến lược phát triển.
- Hạn chế lãng phí, giải phóng hàng tồn đúng thời hạn, tiết kiệm chi phí thuê kho ngoài.
- Sử dụng hợp lý dòng vốn lưu động hiệu quả hơn.
- Giúp chủ doanh nghiệp kịp thời ngăn chặn các rủi ro xảy ra khi sai lệch số lượng kiểm hàng thực tế và báo cáo thống kê. Tránh các trường hợp mất cắp, tuồn hàng,...
Phương án Kiểm kê hàng tồn kho
Hiện nay có 2 phương án kiểm kê hàng tồn kho phổ biến
Kiểm kê thường xuyên
Với phương án kiểm kê thường xuyên thường ở mức độ hàng ngày, vài ngày hay hàng tuần và sau mỗi đợt nhập lô hàng mới. Thường được áp dụng với các lô hàng hóa sản phẩm thiết bị, máy móc có giá trị cao.
Ưu điểm của phương án này là giúp bạn xác định được chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp ở bất kỳ thời điểm nào. Hạn chế xảy ra các rủi ro thất thoát, sai lệch giúp cho chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch, dự án kinh doanh phù hợp nhất với tình hình hiện tại.
Tuy nhiên việc này rất tốn thời gian và nhân sự, làm gia tăng khối lượng công việc của kế toán do đó chỉ nên áp dụng với các mặt hàng đặc biệt, có giá trị cao.
Kiểm kê định kỳ
Với phương án kiểm kê định kỳ thường được thực hiện theo thời gian quy ước của doanh nghiệp như hàng tháng, hàng quý hay nửa năm. Thường được áp dụng với những kho hàng có số lượng lớn, giá trị thấp, trung bình với đa dạng chủng loại mẫu mã hay các sản phẩm bán lẻ.
Ưu điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ là tập trung công việc vào thời điểm nhất định, giúp tiết kiệm thời gian hơn phương án trên, giảm áp lực cho kế toán.
Tuy nhiên thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kê khá xa nên chủ doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình hiện tại để đưa ra phương án hợp lý, dễ xảy ra sai sót hơn.
Như vậy tùy vào ngành hàng kinh doanh, quy mô kho và nguồn nhân lực hiện có mà doanh nghiệp chọn phương án kiểm kê thích hợp để kiểm soát tình hình kho hàng hiệu quả nhất.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đơn giản, chính xác
Tìm hiểu quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết từ các bước chuẩn bị đến khi tiến hành thực hiện:
Trước khi thực hiện kiểm kê
Nếu lựa chọn phương án kiểm kê định kỳ không thường xuyên bạn cần lưu ý:
- Thông báo cho các bên liên quan, có thể thông báo với nhà cung cấp, đối tác và khách hàng để hạn chế rủi ro, tránh rắc rối trước khi tiến hành thực hiện kiểm kê hàng hóa.
- Phân công cụ thể cho người chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho.
- Lên kế hoạch cụ thể khu vực và thời gian kiểm hàng.
- Rà soát danh sách hàng tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý hay bổ sung để quá trình kinh doanh diễn ra suông sẻ hơn.
Các bước kiểm kê hàng hóa
Các bước tiến hành thực hiện kiểm kê hàng hóa:
- Lập bảng danh sách kiểm kê hàng tồn kho gồm tên hàng, mã hàng, số lượng báo cáo, số lượng thực tế, ghi chú căn cứ theo phần mềm quản lý và báo cáo trước đó.
- Tiến hành kiểm tra thực tế số lượng hàng hóa tại kho, ghi chú lại. Cần ít nhất 2 người cùng thực hiện song song để tăng tính chính xác trong quá trình kiểm kê.
- So sánh 2 biên bản kiểm kê xem có chênh lệch không, có thể kiểm đếm lại một lần nữa nếu cần thiết.
- Chốt số lượng hàng tồn kho thực tế, đối chiếu số lượng báo cáo. Nếu xảy ra chênh lệch hay sai sót thì người chịu trách nhiệm trực tiếp cần phải giải trình cụ thể.
- Điều chỉnh lại số liệu theo đúng với số lượng thực tế nếu có sai sót.
- Lập biên bản hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận.
- Khi xảy ra các trường hợp sai sót, chủ doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân để đưa ra hướng giải quyết cụ thể:
- Chênh lệch thừa: Do báo cáo nhầm lẫn, không nhập số liệu, sai sót trong khâu báo cáo.
- Chênh lệch thiếu: Đây là vấn đề cần đặc biệt chú ý có thể do nhân viên quên ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt hàng hóa khi di chuyển vị trí và đặc biệt nghiêm trọng là khả năng thất thoát do mất cắp, gian lận,... Lúc này cần rà soát lại khâu quản lý hàng tồn kho.
Một số lưu ý kiểm tra hàng tồn kho chính xác và dễ dàng nhất
- Bạn nên tiến hành kiểm tra hàng tồn kho theo định kỳ thường xuyên để hạn chế sai sót hay nhầm lẫn.
- Sắp xếp kho hàng một cách khoa học và có logic sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, thực hiện quy trình rõ ràng, chính xác hơn.
- Người thủ kho và nhân viên cần đảm bảo thực hiện nghiêm túc, làm việc có khoa học theo quy trình được hoạch định.
- Bạn có thể thuê dịch vụ từ bên thứ 3 để chuyên chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, báo cáo hàng tồn kho theo định kỳ nhằm tiết kiệm nhân sự và ngân sách nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.
>>>XEM THÊM:
- Kho Hàng Là Gì? Phân Loại, Vai Trò, Chức Năng Kho Hàng
- Cách thiết kế Kho Chứa Hàng Hóa, Kho Xưởng Tối Ưu Nhất
Kệ Sắt Thống Nhất hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn nắm rõ Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cùng với các phương pháp kiểm kê tối ưu giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính chính xác nhất.
Ngoài ra nếu bạn đang cần mua các loại kệ trung tải uy tín chất lượng tại thành phố Hồ Chí Minh thì hãy nhanh tay liên hệ ngay cho chúng tôi để nhận tư vấn báo giá chi tiết nhất. Kệ Sắt Thống Nhất là một trong những đơn vị sản xuất, lắp đặt uy tín chuyên cung cấp cho các doanh nghiệp, xí nghiệp lớn với giá thành phải chăng.
